佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會檔案管理制度

為加強協(xié)會資料檔案（以下簡稱檔案）的科學(xué)管理，維護建筑行業(yè)發(fā)展歷程的真實面貌，更好地為會員企業(yè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件精神，結(jié)合建筑行業(yè)協(xié)會實際，特制定本辦法。

一、  檔案管理的基本原則

1.努力貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)。

2.根據(jù)協(xié)會目前職能機構(gòu)設(shè)置和人員配置的實際情況，檔案工作要堅持簡要、實用、逐步完善的原則。

二、檔案工作的主要任務(wù)

1.負(fù)責(zé)對本協(xié)會形成的各種文件、材料（包括音像、圖片資料，下同）等的收集、整理、立卷、歸檔、保管、使用、移交、銷毀等。

2.逐步建立、健全檔案工作的各項規(guī)章制度。

三、  歸檔范圍

1.協(xié)會秘書處制發(fā)的編有發(fā)文字號的各種文件。

2.協(xié)會召開的換屆會、年會、常務(wù)理事會、理事會等重要會議的主要文件材料。

3.協(xié)會有關(guān)規(guī)章、制度，協(xié)會總結(jié)、年鑒、評比等形成的各種文件、材料。

4. 政府機關(guān)和有關(guān)社團機構(gòu)制發(fā)的需要我會貫徹落實、辦理的公文。

5.協(xié)會的工作活動中（培訓(xùn)、展覽、行業(yè)自律、協(xié)商協(xié)調(diào)工作等）形成的具有使用和保存價值的各種文件材料。

四、歸檔案卷的質(zhì)量要求

1. 歸檔的文件材料，按照年度、問題特征分類整理立卷。

2. 卷內(nèi)文件材料，一般按時間先后排列，也可按發(fā)文部門分大類，每個大類內(nèi)文件再按時間先后排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起（即正件在前，附件在后；原件在前，更正、補充在后；批復(fù)在前，請示在后）。

3. 卷內(nèi)文件排列應(yīng)統(tǒng)一逐項編號，用鋼筆（藍(lán)黑或碳素墨水）填寫的“目錄表”放在卷首。

4. 卷內(nèi)文件如有破損要進行修補。

5. 案卷封皮上卷號等各欄內(nèi)容應(yīng)用鋼筆填寫，要求字跡端正清楚。案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

五、 保管期限的劃分

根據(jù)協(xié)會工作實際情況，檔案保管期限定為長期。

凡是反映協(xié)會主要職能活動的基本歷史面貌，對本協(xié)會有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，都列為長期保存。主要包括：本協(xié)會制定的基礎(chǔ)性規(guī)章、制度等文件；反映協(xié)會機構(gòu)改變、人員任免等的文件材料；召開重要會議的文件材料；處理重要問題形成的文件材料；行業(yè)統(tǒng)計材料、綜合報表等各類報表及相關(guān)經(jīng)濟運行分析材料；會刊；年鑒、總結(jié)、考評材料；屬協(xié)會貫徹、落實的政府機關(guān)及相關(guān)部門的文件材料；

六、檔案的管理和利用

1由協(xié)會秘書處指定專人負(fù)責(zé)管理。

2.確保檔案的安全。鑒于協(xié)會目前的實際情況，任期內(nèi)檔案用一般櫥柜保存，一屆期滿后，原有檔案要用專用檔案箱保存。

3.查閱檔案要注意愛護，閱后要及時放回，防止丟失。

4.非協(xié)會秘書處人員借閱檔案時，應(yīng)征得秘書處負(fù)責(zé)人同意，并應(yīng)當(dāng)?shù)怯�，閱后及時歸還，檔案一般不外借。

5.檔案的管理辦法要隨著協(xié)會工作的發(fā)展及時修訂和完善。

七、此項制度自公布之日起實施。

  佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會

二〇〇八年一月三十日